O conceito de computação em nuvem não é novo, mas começou a se popularizar no Brasil na última década. Na administração pública é cada vez mais comum que os municípios migrem para sistemas em cloud computing. 

Em 2018, cerca de 30% das instituições das diversas instâncias de governo no país já utilizavam a nuvem, segundo pesquisa da Gartner, enquanto outras 35% discutiam a possibilidade.

Palhoça é uma das prefeituras que buscou modernizar a gestão há cinco anos. Primeiro município da Grande Florianópolis a adotar a computação em nuvem, já conta com mais de 30 mil usuários externos e 1.500 internos utilizando o sistema diariamente de qualquer computador ou smartphone com internet.

O Portal de Autoatendimento, por exemplo, costuma registrar um alto número de acessos todos os anos.

Para ter uma ideia, de junho de 2018 a junho de 2019, foram aproximadamente 1 milhão e 300 mil acessos de cidadãos que não precisam mais se deslocar até a prefeitura para tirar nota fiscal, consultar protocolo ou emitir guias de pagamento, por exemplo.

Confira nesta entrevista com a Secretária de Administração, Cristina Schwinden Schmidt, quais foram as principais motivações da prefeitura para a modernização dos processos e quais as melhorias ocasionadas pela adoção da tecnologia nos últimos anos.

A gestão optou por um sistema em nuvem há cinco anos. O que essa mudança representou para a gestão?

Tecnicamente a gente reduziu bastante o investimento em hardware. Além disso, ter um sistema em nuvem nos deixou mais seguros em relação aos nossos dados e ao backup de informações. Além de todos os outros benefícios relacionados ao fato de o sistema ser online, claro, temos hoje esse sentimento de segurança. Sabemos que se acontecer qualquer tipo de incidente, todas as nossas informações estão em local seguro. Então, a computação em nuvem foi benéfica principalmente pela questão da segurança.

Quais os principais benefícios que o Atende.net proporcionou para a sua prefeitura?

Acredito que o maior benefício, desde a implantação do Atende.net, foi a eficiência. Hoje conseguimos trabalhar com um sistema totalmente web, integrado, onde todos os setores se comunicam e as informações estão disponíveis em tempo real. Além de ter ampliado a eficiência, conseguimos também ter muito mais transparência das nossas ações porque todos os dados alimentados já vão para o Portal da Transparência. Conseguimos melhorar, inclusive, o nosso relacionamento com o cidadão, prestando contas em tempo real de tudo o que está acontecendo dentro da prefeitura, em todos os setores, desde o banco de tributos até o compras e o RH.

O Portal de Autoatendimento registra mais de 1 milhão de acessos todos os anos. Que benefícios essa opção trouxe para o município nos últimos anos?

Quanto mais serviços nós pudermos oferecer de forma online, por meio do nosso sistema, menos custo teremos no atendimento presencial e mais agilidade teremos para atender o cidadão. Então, quem antes precisaria se deslocar até a prefeitura, em nosso endereço físico, exigir o tempo de um atendente e ter todo um processo pra atender uma demanda, hoje consegue resolver de casa utilizando um smartphone ou um computador.

O autoatendimento, pra gente, tem um impacto tanto na questão de custo – porque não precisamos ampliar a nossa estrutura pra aumentar o nosso atendimento, quanto para a agilidade. É muito impactante saber que o cidadão não precisa mais perder tempo no trânsito pra vir até a prefeitura, ele pode resolver tudo com apenas alguns cliques. É uma via de mão dupla: tanto o cidadão se beneficia com essa agilidade, quanto a gente, que consegue reduzir custos. 

A busca por soluções para redução de papel e processos físicos nas prefeituras é cada vez mais frequente. O Atende.net ajudou a tornar a gestão mais sustentável?

O sistema, com certeza, auxiliou na redução de papel e foi um grande primeiro passo em direção à extinção do uso de processos físicos. Infelizmente a gente ainda tem a necessidade de usar papel por questões legais e culturais, mas o Atende.net está nos auxiliando a ir por esse caminho, tanto que os nossos próximos passos são nesse sentido. Quanto mais a gente envolve a tecnologia em nossos processos, mais conseguimos reduzir essa dependência do papel, do processo, de toda essa tramitação em meio físico.

O sistema ajudou muito, mas ainda temos muito o que melhorar em razão de cultura e legislação, como a questão de ter que manter alguns arquivos impressos, com assinaturas. Mas acreditamos que em termos de sistema já temos a estrutura necessária pra dar um grande passo, o que precisa mesmo é nos adaptarmos a essa nova tecnologia e a essa nova demanda.

Qual o nível de satisfação da sua gestão com o sistema em nuvem da IPM?

Como eu estou aqui desde o momento em que migramos de um sistema para o outro tive como comparar com o anterior. A utilização de um sistema na nuvem foi um grande passo tecnológico. Ele é muito mais prático para o dia a dia, muito mais eficiente e muito mais seguro. E, principalmente, possibilita a redução de custos. 

A gente hoje paga uma locação de software que não é um valor alto para o tamanho da nossa prefeitura, e deixou de ter que investir em uma grande estrutura que ainda corria o risco de sofrer algum acidente, perder dados e tudo mais.

Hoje a gente sabe que os nossos dados estão sendo cuidados, guardados em um banco de dados na nuvem. É uma estrutura a menos pra nos preocuparmos. Dessa forma podemos focar a nossa energia em atender o cidadão de outras formas, em outros serviços públicos necessários.

Qual é o futuro da gestão municipal de Palhoça? Existe o projeto de se tornar 100% digital?

Queremos traçar um caminho pra nos tornarmos super digitais, mas não temos essa meta de 100% digital porque entendemos que a estrutura não se adapta tão rapidamente. Isso realmente depende de uma série de fatores, não é só a tecnologia. Temos que trabalhar de forma gradual, dentro da nossa realidade e das nossas possibilidades.

Então, se dissermos que em um ano vamos ser um governo 100% digital estaríamos mentindo. Sabemos que ainda há muito o que evoluir, até mesmo em legislação, pra podermos fazer uma afirmação como essa. O que a gente pretende mesmo é melhorar os nossos processos internos trazendo-os pra dentro do sistema web. A gente já vem trabalhando para ter um GED consistente e, aos poucos, ir deixando de usar o papel. Hoje o sistema da IPM já atende essa demanda, é só uma questão de nos adaptarmos internamente.