O uso da tecnologia nas atividades dentro da empresa n�o � mais novidade, inclusive nas burocr�ticas, como no cumprimento das obriga��es do SPED (Sistema P�blico de Escritura��o Digital).

Por�m, quando falamos na gest�o de processos e contratos, o papel ainda tem certo protagonismo. Mas n�o precisa ser assim. A digitaliza��o est� a� e, n�o s� pode, como deve ser usada para tornar a administra��o de um neg�cio simples e pr�tica.

Trocar o papel pelos arquivos digitais deixou de ser um diferencial e passou a ser quase uma obriga��o das empresas. E n�o estamos falando apenas do ganho ambiental.

A economia gerada quando o papel, as impress�es e o arquivamento f�sico s�o substitu�dos reflete positivamente nas finan�as, tornando o neg�cio muito mais sustent�vel.

Entenda melhor como as empresas ganham muito mais seguran�a e efici�ncia em suas rotinas administrativas, jur�dicas e financeiras ao abrirem as portas para as novas tecnologias e as possibilidades que elas oferecem.

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Por que digitalizar os documentos?

Primeiro, porque se voc� n�o fizer isso, com certeza vai ficar para tr�s no mercado. E, segundo, porque digitalizar os documentos referentes � gest�o de�processos�e�contratos�s� vai facilitar o dia a dia dentro da sua empresa.

A digitaliza��o de processos e contratos � uma estrat�gia que prioriza a import�ncia desses documentos dentro de toda a estrutura empresarial.

Ao transformar um arquivo de papel em digital, voc� est� economizando recursos e, principalmente, m�o de obra especializada, sem deixar de lado o vi�s pragm�tico da fun��o de cada um deles.

Por estarem muito mais acess�veis, eles contribuem melhor para o trabalho di�rio, pois deixam de ser um peso ou um �castigo� para quem precisa acess�-los.

E n�o � preciso nem iniciar a digitaliza��o para perceber os ganhos, basta pensar em como voc� procura um manual de um processo ou um contrato de presta��o de servi�o que est� no papel.

Possivelmente, perde um tempo precioso procurando o documento e a informa��o que precisa dentro dele. Isso, se o armazenamento estiver organizado.

No formato digital, voc� liga o computador, por exemplo, pesquisa o documento que quer, abre e, com um ou dois cliques, est� exatamente com a informa��o que necessita em m�os.

Por isso, a transforma��o digital de todas a rotinas envolvidas na gest�o de processos e contratos contribui para que os recursos sejam poupados e o tempo dos colaboradores destinados para o que realmente importa: a atividade-fim da empresa.

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Benef�cios da digitaliza��o na gest�o de processos e contratos

1- Monitoramento otimizado

Para fazer um acompanhamento eficaz do andamento de um contrato ou da realiza��o de um processo com arquivos em papel, independentemente do setor da empresa, � preciso ter em m�os todo o acervo f�sico necess�rio.

Com a digitaliza��o, a revis�o desse conte�do pode ser feita de maneira mais r�pida e sem burocracia.

Hoje em dia, j� existem solu��es que permitem o acesso online de v�rias pessoas ao mesmo documento, para que possam fazer altera��es e corre��es sem a necessidade de reuni�es excessivas, diversas c�pias f�sicas e in�meras vers�es de um mesmo arquivo.

Al�m disso, ainda � poss�vel acompanhar as modifica��es, que ficam registradas com a data e o nome de quem as fez.

Os softwares especialistas tamb�m permitem o controle automatizado dos prazos dos documentos. Assim, quando estiver pr�ximo do vencimento, o pr�prio sistema j� emite um alerta informando que eles precisam ser verificados e, se for o caso, renovados.

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2� Redu��o de custos

Esse � o benef�cio mais palp�vel da digitaliza��o e atinge v�rias fontes de�gastos. O que primeiro vem � cabe�a � a economia com papel e tinta de impressora.

Para ter uma ideia, � s� lembrar de quantos contratos voc� j� imprimiu at� hoje, contando, inclusive, aqueles que serviram somente para revis�o. Incont�veis, certo?

E agora pense que esse dinheiro pode ser usado em quest�es muito mais pertinentes ao bom funcionamento da empresa, como a compra de novos equipamentos para auxiliar na digitaliza��o ou o treinamento de funcion�rios para esse trabalho, e em investimentos na busca pelos objetivos do neg�cio.

Vale ou n�o a pena iniciar hoje mesmo o processo de digitaliza��o dos documentos referentes � gest�o de processos e contratos?

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3� Gest�o de riscos e aprova��es

Com a gest�o de processos e contratos digital, as tarefas que se referem � an�lise dos documentos tornam-se mais acess�veis e simplificadas.

A maioria das solu��es dispon�veis no mercado, al�m do armazenamento seguro e protegido, tamb�m oferecem uma verifica��o dos dados presentes nos arquivos para identificar sinais de riscos e, caso necess�rio, indicar respostas para o problema.

Os softwares ainda contam com controle de vers�o de documentos e acesso aos documentos digitais via web, permitindo uma gest�o em tempo real, de qualquer lugar com acesso � internet.

Tamb�m � poss�vel encontrar programas que categorizam e indexam os documentos digitais e mostram quando e por quem um documento foi acessado.

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GED: uma solu��o eficaz para a gest�o de processos e contratos

Entre as solu��es dispon�veis no mercado, temos o�Radar GED, um m�dulo do ERP Radar Empresarial, da WK Sistemas, que contempla um conjunto de ferramentas para a gest�o eletr�nica de documentos com integra��o entre processos, controles, cadastros e relat�rios de diversas �reas do neg�cio.

Al�m disso, ele pode ser usado de forma integrada a outros tipos de documentos, juntamente com outros sistemas de gest�o, por empresas de todos os portes e segmentos.

Com o Radar GED, voc� passa a ter um maior controle sobre os documentos, pois ele permite consultas com acesso r�pido e seguro, seja pelas telas de movimentos do ERP relacionadas aos documentos, seja por meio de um portal Web.

Para saber mais sobre a nossa solu��o,�acesse o site�ou�entre em contato.