O Espaider é líder na área de sistema de gestão para departamentos jurídicos de organizações, conforme pesquisas realizadas por órgãos independentes, liderando também no segmento de médios e grandes escritórios de advocacia.

Quais requisitos os departamentos jurídicos de empresas procuram num sistema de gestão, que coincidem com os requisitos buscados por médios e grandes escritórios de advocacia? E quais são diferentes? O Espaider Corporativo atende às necessidades de departamentos jurídicos e o Espaider Escritório atende às caraterísticas e preferências dos escritórios. 

O que é inegavelmente comum nas duas áreas é que há uma pressão sem precedentes para que as equipes façam muito mais com muito menos. Nesse sentido, fluxos informacionais eficientes e eficazes devem estar apoiados pela tecnologia adequada, principalmente por um sistema de gestão que se adapte às características e preferências da organização e seja completo. Nada mais esperto do que estar pronto naquilo que é comum e adaptar-se naquilo que é diferente entre as organizações. A escolha de um bom sistema de gestão é fundamental para que o sonho não se transforme em pesadelo.

O aumento dos serviços e a pressão por redução de custos não pode, e não deve afetar a qualidade dos trabalhos prestados.

1. EFICÁCIA E EFICIÊNCIA NO CONTROLE DE PROCESSOS

O desafio de lidar com milhares de processos, novos e em andamento, não é uma tarefa corriqueira e exige ferramentas que realizem tarefas automatizadas, seja através de algoritmos de inteligência artificial ou através de rotinas tradicionais, como por exemplo: correção monetária, controle de risco, contingenciamento, acompanhamento de andamentos, gerenciamento de equipes, controle de prazos e providências, alertas em diversas modalidades: e-mail, pop-ups, agendas.

2. GERECIAMENTO DE GASTOS E DE RECEITAS

O Espaider Corporativo oferece a funcionalidade de Análise de Faturas que permite o gerenciamento e controle dos valores que são cobrados por escritórios contratados pela empresa. Cadastramento e personalização de regras de cobrança para confrontamento dos valores, com funções de aprovação, envio para pagamento, ou rejeição da fatura.

Em contrapartida, o Espaider Escritório oferece para os escritórios de advocacia a funcionalidade Smart Billing. Cadastro de regras de cobrança (contratos) ajustadas com cada cliente para emissão dos faturamentos corretamente.

3. GERENCIAMENTO DE CONTRATOS

Um fator chave para uma equipe jurídica é o controle de contratos de forma eficiente e eficaz. Desnecessário dizer que as organizações perdem muito quando o controle de contratos não é feito com o auxílio de ferramentas que ofereçam ao profissional, agilidade nesses procedimentos. O Espaider, além de oferecer o módulo de Controle de Contratos, oferece a funcionalidade denominada Minutaria para a edição colaborativa de contratos e outros documentos, além do banco de cláusulas padrões.

4. CONTROLE DE DOCUMENTOS

Se tem algo que acompanha sempre um advogado são os documentos. Quaisquer assuntos jurídicos estão ligados a documentos. Gerenciar e manter milhares de documentos em um único lugar pode se transformar num pesadelo. Não estamos falando somente de documentos Word, mas de e-mails, vídeos, imagens, gravações, planilhas. O Espaider oferece o DocSite. Todos os documentos num único lugar e facilmente arquivados e acessados. Uma ligação do DocSite com o Office da Microsoft facilita o cadastro e localização dos documentos a partir do Word, Excel, PowerPoint e Outlook.

5. FLUXOS DE TRABALHO - WORKFLOW

Automatizar processos repetitivos através de fluxos de trabalhos ajuda a eliminar erros, atrasos, custos de administração, além de aumentar a produtividade pela aceleração dos processos. Gestores têm um maior controle sobre tempos e realização de atividades e em que local estão paradas. O módulo de Requisições do Espaider oferece a possibilidade de utilização de fluxos abertos e personalizados.

6. RELATÓRIOS VARIADOS E ANÁLISES GERENCIAIS

Relatórios variados, criados por usuários e com as mais diversas formas de filtragem, além de possibilidades variadas de construção de gráficos e planilhas sintetizadoras devem ser recursos utilizados corriqueiramente nos processos operacionais e gerenciais. O Espaider através da funcionalidade Smart Report e do módulo de Análises Gerenciais (BI) atende às necessidades diárias de ambos os níveis.

7. MOBILIDADE E SEGURANÇA

Atualmente não se pode ter um sistema de gestão sem os requisitos mínimos de mobilidade. Deve ser acessível por diversos navegadores e responsivo quando acessado de dispositivos móveis.

Por outro lado, é mais importante do que nunca o aspecto segurança. Departamentos jurídicos e escritórios de advocacia lidam com informações que, por sua própria natureza, são confidenciais e sensíveis.

O Espaider 7 oferece mobilidade e segurança.