O e-mail ainda é o instrumento mais utilizado para fluxos de trabalho e processos nos departamentos jurídicos e escritórios de advocacia, mas ao mesmo tempo não é uma ferramenta adequada.

Quando utilizado para fluxos de trabalho, o e-mail falha em diversos aspectos: o usuário deve definir para quem vai, pessoas são copiadas sem necessidade, podem cair no spam, os prazos não são controlados, é difícil saber onde parou e não existem estatísticas de prazos, ou saber do motivo das demoras, controles de atrasos, carga de atividades e outras mais que poderiam ser elencadas.

Organizações de prestação de serviços se baseiam fortemente em processos e em pessoas, e a tecnologia já oferece recursos específicos para controle dos processos; totalmente internos ou quando envolvem profissionais de outras organizações.

As ferramentas de workflow permitem que processos sejam “programados”, os passos sejam definidos, alçadas especificadas e os prazos que devem ser observados.

Ao dar início em um processo, escolhendo um determinado serviço, o profissional está determinando como as atividades seguirão na ordem adequada.

Os gestores podem acompanhar as diversas atividades, emitir relatórios, ver gráficos e melhorar os processos internos com base em informações confiáveis. As responsabilidades podem ser atribuídas sem equívocos.

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