Neste 2 de julho de 2021, dia em que comemora seu 50º aniversário, a Companhia Catarinense de Águas e Saneamento (CASAN) lançou oficialmente e apresentou os primeiros resultados do projeto “CASAN Sem Papel”, que usa a tecnologia como parceira na gestão de processos administrativos. 

A iniciativa, que conta com um painel eletrônico de resultados em tempo real, marca a transição da tramitação física de processos na instituição para o Sistema de Gestão de Processos Eletrônicos (SGP-e), do Governo de Santa Catarina, e facilita o contato dos serviços da empresa aos cidadãos catarinenses.

Desde 1º de janeiro, quando a tecnologia passou a ser usada para a criação e gestão de processos de modo 100% automatizado, a companhia já migrou 156 assuntos para o digital.

Registrou uma economia de cerca de R$ 1,3 milhão, três mil quilos de papel e 260 toners de tinta para impressão que seriam destinados para a compra de papel, impressões, armazenagem e transporte de documentos físicos. 

Os números foram abertos ao público em um evento online na manhã desta sexta-feira, transmitido direto da sede da CASAN.

O evento contou com participação de Roberta Maas dos Anjos, presidente da empresa, Décio Augusto Bacedo de Vargas, presidente do Conselho de Administração da CASAN, Fernando Naim Schmitz, coordenador e Head de Produto da Softplan, e outras autoridades.

De acordo com cálculos levantados por meio do SGP-e, sistema desenvolvido pela empresa de tecnologia Softplan — usado na digitalização de processos da CASAN e outras repartições públicas do Estado, os primeiros resultados da transformação digital na estatal apontam que a mudança para o digital poupou sete milhões de litros de água e resultou na preservação de 68 árvores, o que representa os recursos naturais necessários para produzir os 45 mil processos abertos e/ou em andamento na empresa no período.

CAPACITAÇÃO FOI CRUCIAL PARA O SUCESSO DO PROGRAMA 

O quadro de funcionários da CASAN, formado por mais de 2,5 mil pessoas, passou por oficinas de sensibilização e capacitação, começando pelo desenvolvimento de um núcleo formado por 10 colaboradores orientados pela equipe da Softplan. 

Depois, dezenas de profissionais de diferentes setores foram treinados para serem multiplicadores e replicar o conhecimento entre os demais trabalhadores com acesso à ferramenta. 

Desde então, um dos ganhos mais significativos do projeto é a redução no tempo de envio de documentos das unidades do interior de SC para a sede da Casan. 

O que antes podia levar até 15 dias para ser transmitido, hoje é feito em poucos cliques e, em questão de minutos. 

Roberta Maas dos Anjos, presidente da empresa, ressaltou:

“Nesses dois anos e meio da atual diretoria passamos por grandes desafios e cada funcionário demonstrou vestir a camisa da CASAN. O que mais pudemos perceber foi uma empresa resiliente, principalmente na pandemia". 

“O “Governo Sem Papel” foi um pontapé para essa transformação e a gente sabe que muitas vezes mudanças como essas ficam para o amanhã ou vão sendo transformadas aos pouquinhos”. 

“A gente colocou como meta o “dia 2 de janeiro de 2021” para começar o CASAN Sem Papel e conseguimos responder ao que nos propomos a fazer”. 

"Com o CASAN Sem Papel, a gente consegue mostrar que muitas vezes temos que ser mais ousados e conseguir fazer transformações sem nos prendermos ao passado para seguir em frente”.

Fernando Naim Schmitz, coordenador e Head de Produto da Softplan, destaca:

“A transição para o digital na CASAN fluiu muito bem. As áreas relacionadas aos processos internos e de recursos humanos foram as mais impactadas pela transformação digital na CASAN, reflete na agilidade e transparência dos serviços prestados à população e no dia a dia dos profissionais e resultados da companhia”. 

“É uma satisfação fazer parte da história da transformação digital da CASAN e o quanto isso representa para os próximos anos: com rotinas de trabalho eficientes, otimizadas e sustentáveis". 

“A Softplan tem uma história importante no desenvolvimento de tecnologia para a gestão pública e está há 30 anos implementando soluções como o SGP-e”. 

“Essa trajetória nos mostrou diversas vezes que a transformação digital no setor público não acontece apenas com a aquisição de softwares de ponta, é preciso que o usuário final, funcionário ou cidadão, abrace essa transformação”. 

"Essa é a chave para que uma instituição veja os benefícios da adoção de uma nova tecnologia e são esses resultados que a CASAN começa a alcançar”.

“Foi muito mais fácil fazer a transição do físico para o digital tendo ao nosso lado um grupo que entendeu que seria preciso instruir, apoiar e sensibilizar cada funcionário para que o SGP-e, de fato, mudasse a cultura organizacional e trouxesse esse futuro mais digital para a Companhia". 

"Vamos continuar acompanhando essa trajetória por meio da nossa equipe, dando suporte à companhia e aos desdobramentos futuros do projeto. Todos sempre juntos para garantir que o SGP-e traga uma gestão ainda mais eficiente, econômica e sustentável para a CASAN”.